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Kosten von ERP-Systemen für kleine und mittelständische Unternehmen

Die Kosten für ERP-Systeme sind immer ein erheblicher Faktor, unabhängig davon, ob es sich um große Firmen oder kleine beziehungsweise mittlere Unternehmen (KMUs) handelt. Deshalb stellt der Einführungsprozess auch eine große Herausforderung dar. Ziel der Implementierung eines neuen ERP-Systems soll ja sein, durch bessere Steuerung und Effektivitätssteigerung betrieblicher Prozesse mittel- und langfristig Zeit und Kosten zu sparen. Daher sind die Kosten eines ERP-Systems eine Investition in die Zukunft. Fehlentscheidungen bei der Einführung von ERP-Systemen können jedoch für das Unternehmen fatale Folgen haben. Großbetriebe sind natürlich besser in der Lage, solche Fehler zu verkraften als KMUs. Kleine Unternehmen und mittelständische Unternehmen würden in eine Kostenfalle geraten, aus der sie eventuell nicht mehr herauskommen.

Vergleich der Kosten für die Implementierung von ERP-Systemen bei Großunternehmen und KMUs

ERP-kosten

Aufgrund der höheren Komplexität der Geschäftsprozesse in Großunternehmen sind für sie die Kosten bei der Einführung von ERP-Systemen selbstverständlich höher als bei KMUs. Denn große Unternehmen müssen über ihre ERP-Systeme mehr Funktionen und Strukturen abbilden können als mittelständische Unternehmen. Allerdings sagt das noch nichts über das langfristige Kosten-Nutzen-Verhältnis der ERP-Einführung aus. Dafür sind mehrere Faktoren ausschlaggebend. Neben den anfänglichen Kosten spielt hier unter anderem die richtige Auswahl des Systems eine große Rolle, um unnötige Folgekosten zu vermeiden. Während große Unternehmen grundsätzlich ERP-Systeme einführen, scheuen viele KMUs aus Kostengründen heute noch diesen Weg, auch wenn sich für die meisten eindeutig langfristige Kosteneinsparungen und Wettbewerbsvorteile ergeben würden. Daher werden auch immer mehr Lösungen angeboten, die speziell nur für KMUs geeignet sind.

Einführung von neuen ERP-Systemen bei KMUs

Die Einführung eines ERP-Systems ist kein Selbstzweck. Sie soll dabei helfen, das Kosten-Nutzen-Verhältnis in der Firmenbilanz der entsprechenden KMUs zu verbessern. Sinnvoll und zur Erzielung von Wettbewerbsvorteilen geradezu erforderlich sind ERP-Systeme jedoch besonders für aufstrebende KMUs, die eine steigende Komplexität der Geschäftsprozesse verzeichnen können. Lesen Sie unsere 10 Tipps zu ERP-Systemen im Mittelstand.

Welche Faktoren beeinflussen die Kosten und das Kosten-Nutzen-Verhältnis einer ERP-Einführung?

Besonders kleine und mittlere Unternehmen sind darauf angewiesen, dass das entsprechende ERP-System einerseits kostengünstig eingeführt wird und andererseits zu einer spürbaren Verbesserung des Kosten-Nutzen-Verhältnisses führt. Die Anfangskosten, die Folgekosten und die Effektivität des Systems haben großen Einfluss auf die Firmenbilanz. Deshalb ist eine gute Vorbereitung geradezu unverzichtbar.

Folgende Faktoren haben maßgeblichen Einfluss auf die Kosten und Effektivität der ERP-Einführung:

1. Zunächst sollte Klarheit darüber bestehen, welches ERP-System eigentlich zum jeweiligen Unternehmen passt. Jede Branche erfordert eigene Lösungen. Einige Funktionen müssen überall berücksichtigt werden. Andere Funktionen sind branchenspezifisch. Anbieter mit entsprechenden branchenspezifischen Lösungen können ihre Systeme bereits mit einem Preisvorteil gegenüber solchen mit allgemeinen Lösungen anbieten.

2. Vor dem Kauf sollten verschiedene Systeme miteinander verglichen werden. Dabei wird empfohlen, sich folgende Fragen zu beantworten:

  • Welche Geschäftsprozesse sollen abgebildet werden?
  • Wie hoch wurden die Anschaffungskosten kalkuliert?
  • Wie soll das System die Prozesse optimieren?
  • Soll das System über Direktzahlung oder Lizenzkauf erworben werden?
  • Wie hoch sind die Anforderungen an die Benutzerfreundlichkeit des Systems?
  • Kann das System bei Bedarf auch eigenverantwortlich mit neuen Funktionen erweitert werden?

3. Der Anbieter sollte mit der Branche vertraut sein und wenn möglich bereits über kundenspezifische Module und Schnittstellen verfügen.

4. Die Implementierung des ERP-Systems erfordert eine gute und langfristige Planung vonseiten der Geschäftsführung. Dieser Prozess bedeutet eine große Veränderung im täglichen Arbeitsablauf. Besonders sollte dafür gesorgt werden, dass die Mitarbeiter mit diesem Prozess vertraut werden und aktiv daran teilnehmen.

5. Alle relevanten Geschäftsprozesse müssen bei der Einführung des Systems richtig integriert werden. Ansonsten ist der Nutzen trotz immenser Kosten nicht sehr hoch.

6. Entscheidend für die Kosten ist auch die Wahl des richtigen Anbieters. Kennt er sich in der Branche aus? Welchen Service bietet er und wie sind seine Preisvorstellungen?

7. KMUs können auch Kosten sparen durch Einführung von Open Source ERP Systemen. Dabei wird eine meist kostenlose quellfreie Software genutzt, die oft auch firmenintern durch eigene Mitarbeiter implementiert werden kann. Weiterhin bietet sie die Chance, das System bei Bedarf kostenfrei zu erweitern. Allerdings gibt es auch für die Open Source Software spezielle ERP-Anbieter, die einen Rundum-Service anbieten. Ein Vergleich dieser Anbieter lohnt sich auch hier.

Fazit: ERP-Kosten

Für viele aufstrebende KMUs lohnt sich die Einführung eines neuen ERP-Systems, um langfristig Kosten zu sparen und Wettbewerbsvorteile zu erzielen. Zur Erreichung dieses Zieles bedarf es jedoch einer guten Vorbereitung, da es durch falsche Entscheidungen verfehlt werden könnte.

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