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Mobile ERP-Systeme: Vorteile & Nachteile

ERP-Systeme gelten als Herzstück der IT-Landschaft eines Unternehmens. Die mobile Verfügbarkeit von ERP-Daten wie beispielsweise aus dem Rechnungswesen, CRM-Systemen, HR oder dem Supply Chain Management sind laut einer Befragung unter Führungskräften für 74% die wichtigste Komponente beim Aspekt Mobility. Doch viele Entscheider fürchten die schwer kalkulierbaren Risiken einer Weiterentwicklung ihrer nicht mobil-fähigen ERP-Systeme. Die Unübersichtlichkeit und Komplexität solcher ERP-Vorhaben wird anhand einer Studie von Panorama Consulting Solutions auf dem US-Markt deutlich: 54% aller ERP-Projekte überstiegen die geplanten Kosten, die durchschnittliche Projekt-Dauer war mit 16 Monaten sehr lang und durchschnittlich kosteten die Projekte 2,8 Mio. US-$.

Sicherheit von mobilen ERP-Systemen

Eine der größten Hemmschwellen bei der Einführung von mobil nutzbaren ERP-Applikationen in Unternehmen ist natürlich die Sicherheit der Daten. Das Risiko, das bei Verlust des Gerätes entsteht, oder schlicht die fehlende Kontrolle über den physischen Speicherort der Daten stellt besonders Unternehmen mit veralteten ERP-Systemen vor eine große Herausforderung. Eine Umstellung scheint zwingend mit einem erheblichen Aufwand und schlecht einzuschätzenden Risiken verbunden zu sein: Es müssen Schnittstellen zu den mobilen Applikationen geschaffen werden, Prozesse teilweise völlig neu definiert werden und die momentane Rollenvergabe überdacht werden. Zusätzlich kommt die Pflege der neuen mobilen Software hinzu. Gerade für Unternehmen mit veralteten ERP-Systemen scheint oft ein kompletter Umstieg sinnvoller als schrittweise Anpassungen um die Daten- und Zugriffssicherheit weiterhin gewährleisten zu können.
Abhilfe bieten sogenannte Mobile-Device-Management-Lösungen, die voraussetzen, dass sich Nutzer mit PIN-Codes an ihren mobilen Geräten anmelden. Bei Verlust verfügen diese Lösungen auch eine Funktion zum Löschen der Daten per Fernzugriff an. Der wichtigste Sicherheitsaspekt ist bei diesen Lösungen jedoch die Verschlüsselung der Daten in der Cloud.

Doch auch bei berechtigten Zweifeln sehen die IT-Entscheider die Zukunft der ERP-Systeme beim Faktor Mobilität. Drei Viertel der IT-Manager glauben, dass im Bereich der Business Intelligence mobile Anwendungen in drei Jahren eine wichtige oder sehr wichtige Rolle spielen werden. So könnten Manager die für sie wichtigen Kennzahlen zukünftig ortsunabhängig überwachen.

Gegenüberstellung der Vor- und Nachteile von mobilen ERP-Systemen.

Vorteile von mobilen ERP-Systemen

Ortsunabhängigkeit: Der größte Vorteil von mobilen ERP-Systemen liegt natürlich in der ortsunabhängigen Verfügbarkeit der Unternehmensdaten. Mitarbeiter können über Smartphones und Tablets von jedem Ort die benötigten Daten erhalten oder zur Verfügung stellen.

Echtzeitkommunikation: Die Kommunikation innerhalb des Unternehmens wird schneller und effizienter. War der verantwortliche Mitarbeiter bei dringenden Anfragen auf Geschäftsreise konnte man mit der Abarbeitung nur Warten bis dieser wieder Zugriff auf seine Daten hatte. Durch mobile ERP werden diese Wartezeiten deutlich verkürzt.

Flexibilität: Besonders durch die Ortsunabhängigkeit wird die Flexibilität der Mitarbeiter gesteigert. Manche Aufgaben können beispielsweise durch den Einsatz von mobilen Lösungen auch anderen Mitarbeitern übertragen werden.

Kundenzufriedenheit: Durch schneller ablaufende Prozesse können Dienstleistungen für Kunden noch besser und schneller erfüllt werden.

Prozessverbesserung: Prozesse können durch neu entstehende Abarbeitungsmöglichkeiten optimiert werden.

Kosteneinsparungen: Durch die schnellere Durchlaufzeit der Prozesse können enorme Kosteneinsparungen erzielt werden.

Nachteile von mobilen ERP-Systemen:

Mobile Sicherheit: Gerade mobile Anwendungen sind aufgrund ihrer Neuartigkeit oft fehleranfällig und bieten daher eine geringere Sicherheit zu stationären abgeschlossenen Lösungen.

Gefährdung der Privatsphäre: Durch schlechte Verschlüsselung oder andere sicherheitstechnische Verfehlungen kann auch der Schutz der Privatsphäre nicht mehr garantiert werden. Dies gilt für Kundeninformationen genau wie für persönliche Informationen der Mitarbeiter.

Unvertretbare Kosten: Vor allem bei der teilweisen Integration von mobilen Applikationen in ältere ERP-Systeme können die Kosten für die Einführung (und auch Pflege) in die Höhe schnellen.

Anwenderakzeptanz: Mobile ERP kann ein weiterer Streitpunkt in der Frage der Trennung von privaten und beruflichem werden. Nicht alle Mitarbeiter sind gegenüber dem Mobile-Trend positiv eingestellt.
Einschränkung der Unternehmenskommunikation: Unter der allgegenwärtigen Verfügbarkeit der Daten kann die „normale“ Kommunikation der Mitarbeiter leiden. Informationen, die früher in einem schnellen Telefonat mit einem Außendienst-Mitarbeiter übergeben wurden, verbreiten sich in Zukunft gegebenenfalls schlechter.

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