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10 Tipps : ERP-Systeme für den Mittelstand

Was bis vor einigen Jahren fast ausschließlich in Großunternehmen eingesetzt wurde, gewinnt auch für mittelständische Unternehmen zunehmend an Bedeutung und ist heute unverzichtbar, um langfristig erfolgreich am Markt agieren zu können: ein Enterprise-Resource-Planning-System – kurz ERP-System genannt. Im härter gewordenen globalen Wettbewerb um Kunden und Absatzmärkte werden Transparenz und Effizienz der unternehmensinternen Arbeitsabläufe auch für den Mittelstand immer wichtiger. Die funktionsübergreifende Vernetzung aller in einem Unternehmen ablaufender Geschäftsprozesse von Beschaffung, Produktion und Vertrieb bis hin zu Personalwesen und Buchhaltung durch ein ERP-System kann erhebliches Optimierungspotenzial bergen.

Lesen Sie hier unsere übersichtliche Infografik „10 Tipps zur ERP Auswahl für den Mittelstand“ als PDF.

ERP-Lösung für den Mittelstand.Doch darf die Einführung von neuer Software niemals nur Selbstzweck sein. Nicht der Einsatz an sich bringt bereits einen Mehrwert oder Wettbewerbsvorteil. Nur wenn das Unternehmen mit der ERP-Lösung arbeitet, die auf die eigenen Anforderungen, Besonderheiten und Gegebenheiten abgestimmt ist, zahlt sich eine Investition in ein Enterprise-Resource-Planning-System langfristig aus. Ein Großunternehmen muss eventuell Konzernstrukturen oder Tochtergesellschaften abbilden und benötigt daher eine Vielzahl komplexer Funktionen – kleine und mittelständische Unternehmen brauchen das hingegen nicht unbedingt.

In der Planung liegt der Erfolg – die passende ERP-Lösung finden

Vor diesem Hintergrund stellt sich die Frage, auf welche Punkte mittelständische Unternehmen achten sollten, bevor sie sich für die Einführung einer ERP-Software entscheiden. Hier kurzfristig zu irgendeiner Lösung zu greifen, rächt sich. Wesentliche Fragen sollte jedes Unternehmen vor Projektbeginn klären.

Der Bedarf bestimmt die Auswahl

Welche Geschäftsprozesse sollen abgebildet werden? Und welche Abläufe gibt es überhaupt im Unternehmen? Die detaillierte Bestandsaufnahme der bestehenden Geschäftsabläufe ist Entscheidungsgrundlage dafür, was die zukünftige Software leisten muss. Es muss ganz klar und umfassend definiert sein, welche Prozesse oder Standorte im ERP zukünftig abgebildet werden sollen. Dies kann beispielsweise in einem Lastenheft festgehalten werden. So wird bereits im Vorfeld die Zahl der Anbieter eingegrenzt.

Eine Lösung für die eigene Branche

Ein mittelständisches Unternehmen, das im Dienstleistungssektor agiert, hat völlig andere Geschäftsprozesse als beispielsweise ein mittelständischer Automobilzulieferer. Die Anforderungen in Dienstleistung, Handel und Industrie in punkto Umfang und Funktionalität unterscheiden sich daher gravierend. Große Software-Anbieter, aber auch viele kleinere Softwarehäuser bieten inzwischen ERP-Lösungen für die unterschiedlichsten Branchen an.

Was soll es kosten

Die Frage der Kosten ist von zentraler Bedeutung. Und darauf sollten Unternehmen eine klare Antwort finden. Denn die Höhe des Budgets hat direkte Auswirkungen auf die Auswahl möglicher Anbieter und den Funktionsumfang des ERP-Systems. Dabei sollte auch berücksichtigt werden, dass zukünftig Folgekosten für Support, Releasewechsel und Betreuung anfallen werden.

Anforderungen an die Bedienbarkeit

Die Benutzeroberfläche ist die Schnittstelle zwischen Anwender und Software. Auf eine einfache, intuitive Handhabung der Oberfläche und eine überschaubare Komplexität der dahinterstehenden Anwendungen sollte daher auf jeden Fall geachtet werden. Übersichtlich und leicht anpassbar an die Bedürfnisse der einzelnen Benutzer – dies sollte gewährleistet sein.

Anforderungen an Flexibilität und Erweiterbarkeit

Bei der Auswahl der geeigneten ERP-Software ist es wichtig, in welchem Umfang diese an wachsende oder sich verändernde Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden kann. Und natürlich, welche Erweiterungen zu welchen Kosten möglich sind. Erweiterungen können dabei ganz unterschiedliche Ausprägungen annehmen: Vom zentralen Systembestandteil wie einem BI-Modul bis zu kleineren Zusatzfunktionen wie die Möglichkeit zum Drucken per E-Mail kann der Anwender aus einer Fülle von zusätzlichen Funktionalitäten wählen.

Service und Support

Welche Unterstützung braucht ein Unternehmen nach der Einführung der ERP-Software? Support über Telefon, Internet und E-Mail sind eine Möglichkeit. Oftmals kann es allerdings hilfreich sein, einen Ansprechpartner direkt vor Ort zu haben, der die Anforderungen des Unternehmens erfassen, bewerten und schließlich umsetzen kann. Große Software-Hersteller können das in dem Umfang vielleicht manchmal nicht leisten. Aber auch kleinere Vor-Ort-Anbieter sind nicht unbedingt Garant für guten Service. Den höchsten Service können Anwender bei sogenannten „Software as a Service“-ERP-Lösungen erwarten – kurz: SaaS. Dabei kauft der Kunde das System aber die Gewährleistung und Instandhaltung bleibt beim Dienstleister. Gerade für kleinere und mittlere Unternehmen können diese SaaS-Lösungen für ERP-Systeme Vorteile bieten.

Einbindung von mobilen Endgeräten

Obwohl die Einbindung von Smartphones und Tablet zur Zeit in mittelständischen Unternehmen vielfach noch eine untergeordnete Rolle spielt, kann sich dies in Zukunft ändern. Dies sollte bei der Konzepterstellung und der Auswahl eines geeigneten Anbieters berücksichtigt werden. Erfahren Sie mehr über die Vorteile und Nachteile von Mobile-ERP.

Anbieter- oder Freie und Open Source Software

Für manchen kleineren Mittelständler kann quelloffene und freie Software eine Alternative sein. Oftmals sind diese Programme kostenlos und senken so auch das Investitionsvolumen. Eine Anpassung auf die eigenen betrieblichen Belange ist möglich. Da der Quellcode frei verfügbar ist, sind Unternehmen somit vom Hersteller unabhängiger. Fragen wie Haftung, Weiterentwicklung, Wartung und Service bleiben aber. Manche Systemhäuser haben sich auf freie Software spezialisiert.

Stellenwert der IT im Unternehmen

Gerade in kleinen und mittelständischen Unternehmen spielt die IT-Abteilung oftmals eine eher untergeordnete Rolle – sie ist personell und finanziell unterbesetzt. Die Einführung einer ERP-Software hat aber zur Folge, dass der Geschäftsbetrieb sehr viel stärker vom reibungslosen Funktionieren der EDV abhängt. Damit sich die Investition in ein ERP-System langfristig rentiert, sollte daher bereits im Vorfeld auf eine ausreichende personelle und finanzielle Ausstattung der IT-Abteilung geachtet werden.

Qualifikation der Anwender sicherstellen

Die Qualifikation und die Disziplin der Anwender hat entscheidenden Anteil am Erfolg des ERP-Einsatzes. Daher ist es wichtig, die Mitarbeiter von Anfang an miteinzubinden, umfassend zu informieren sowie rechtzeitig und intensiv zu schulen. Ein EDV-System kann immer nur so gut sein, wie der Anwender, der es benutzt, und die Qualität der Datenbasis, mit der er arbeitet.

Sich rechtzeitig und umfassend mit den eigenen Anforderungen an ein ERP-System auseinanderzusetzen, spart im Nachhinein Geld und Nerven. Lesen Sie daher unsere Tipps zur Auswahl eines ERP-Systems für den Mittelstand.

10 Tipps zur ERP-Auswahl für den Mittelstand.

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