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ERP Beratungen

ERP-Systeme sind für Unternehmen jeder Größe von zentraler Bedeutung. Neben der Wahl des richtigen Anbieters muss in den meisten Fällen auch der richtige Partner für die Implementierung von ERP-Systemen gewählt werden. Diese Aufgabe übernehmen meist Beratungsfirmen die sich auf die Einführung bzw. Implementierung von ERP-Systemen spezialisiert haben.

ERP Berater helfen bei der Einführung von neuen ERP-Systemen.Projektverantwortliche stehen meist vor ähnlichen Problemen: Fehlende Erfahrung und Expertise machen die Auswahl der richtigen Beratung schwer. Zusätzlich existieren viele Stolpersteine und Risiken, die im schlimmsten Falle zum ernstzunehmenden Problem für das Unternehmen werden können. Gerade in mittelständischen Unternehmen können misslungene IT-Projekte wie die Einführung eines neuen ERP-Systems zum unkalkulierbaren Kostenfaktor werden.

ERP-Berater helfen Unternehmen mit ihren Erfahrungswerten aus anderen Unternehmen deutlich und nehmen so den Druck von den Projektverantwortlichen. Man sollte sich jedoch bewusst sein, dass die meisten Beratungen Vorlieben für bestimmte Systeme haben und diese dem Kunden schmackhaft machen wollen. Hier gilt es besonders kritisch nachzufragen, ob die gewünschte Software auch alle Anforderungen erfüllt. Im Zweifelsfall sollte die Beratung Alternativ-Systeme vorschlagen können. Wichtig ist, dass die Beratung nicht nur für die Auswahl in Anspruch genommen wird sondern über den gesamten Implementierungsprozess.

Ablauf einer ERP-Beratung

Im ersten Schritt einer guten ERP-Beratung wird meist eine Analyse der bestehenden Geschäftsprozesse durchgeführt. Der ERP-Consultant betreut den Kunden dabei bei der Erstellung eines ausführlichen ERP-Lastenhefts und steckt dabei die Rahmenbedingungen für das zukünftige ERP-System ab. Auf Grundlage des Lastenhefts lässt sich ein Benchmarking der verschiedenen Anbieter durchführen und somit das optimale System für den Kunden identifiziert werden. Wichtig ist dabei, dass sie jetzt schon die Schnittstellen zu anderen existierenden Systemen (bzw. Schnittstellen zu diesen) mitplanen. Gerade bei diesem Schritt hilft es auf die Erfahrung eines langjährigen ERP-Beraters zurück greifen zu können. Dieser erkennt frühzeitig mögliche Schwierigkeiten bei der Anbindung zu beispielsweise CRM- oder BI-Systemen und hilft die nötigen Arbeitsprozesse zu harmonisieren.
Ziel der ERP-Beratung (auch: ERP-Consulting) ist die vorhanden Ressourcen im Unternehmen (Kapital, Betriebsmittel und Personalstand) bestmöglich im betrieblichen Ablauf einzusetzen und so die Geschäftsprozesse zu optimieren.

Aufgaben einer ERP-Beratung

ERP-Berater nehmen typischerweise die folgenden Aufgaben wahr:
• Hilfe bei der Auswahl der passenden ERP-Lösung
• Maßgeschneiderte Softwarelösungen
• Konfiguration des Systems
• Installation des Systems
• Datenmigration
• Mitarbeiterschulungen
• Überwachung und Optimierung in der ersten Einführungsphase
• Anpassung und Optimierung in den folgenden Projektphasen
• Betreuungsangebot auch im laufenden Betrieb
• Kontinuierliche Weiterentwicklung und Optimierung des Systems in Zusammenarbeit mit dem Kunden

Nach der Auswahl und der Installation des neuen ERP-Systems ist die Einrichtung und Anpassung des Systems an die Bedürfnisse des Kunden von zentraler Wichtigkeit. Die im Pflichtenheft definierten Merkmale müssen nun zur Zufriedenheit des Kunden umgesetzt werden. Dabei muss der Kunde und die Beratung eng zusammenarbeiten um das bestmögliche Ergebnis zu erzielen und letztendlich ein funktional lauffähiges System zu erhalten. Während dieser Phase müssen umfangreiche Test und Verbesserungszyklen eingeplant werden um zusätzliche Bedürfnisse der Kunden agil einarbeiten zu können.

Bei der Migration der Daten bietet sich für viele Unternehmen die Möglichkeit eine Bereinigung der Alt-Daten durchzuführen. Dies ist jedem Unternehmen zu raten um ein möglich effizient arbeitendes System zu erhalten. In den meisten Fällen müssen Daten formatiert werden und bei Bedarf erweitert werden können. Neben Stammdaten sollte dabei auch an Bewegungsdaten wie Umsätze, Einkäufe etc. beachtet werden.

Kurz bevor das Unternehmen bereit für den Echtbetrieb ist, sollte seitens des Beratungsunternehmens die Dokumentation abgeschlossen sein und die Schulung der Mitarbeiter beginnen. Wichtig ist dabei, dass zwischen der Schulung und dem Echtbetrieb nicht zu viel Zeit vergeht um sicherzugehen, dass das Wissen später noch abrufbar ist. In den meisten Fällen hat es sich als vorteilhafter und auch billiger erwiesen den Wissenstransfer vorerst nur auf einige Key-User in der Firma zu beschränken, die dann wiederrum ihr Wissen an alle restlichen Mitarbeiter weitergeben sollen.

Ist der Zeitpunkt der Endabnahme des neuen ERP-Systems erreicht, wird das Alt-System stillgelegt. Ein Parallelbetrieb des alten und des neuen Systems ist nicht zu empfehlen.

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