Suche
Suche Menü

Einführung von ERP-Systemen in kleinen und mittelständischen Unternehmen

Worauf kleine und mittelständische Unternehmen bei der ERP-Auswahl achten müssen.Die Einführung eines neuen ERP-Systems stellt besonders für kleine und mittelständische Unternehmen (KMUs) eine große Herausforderung dar. Ihr Ziel ist die Optimierung der betrieblichen Abläufe durch Steuerung und Planung der vorhandenen Ressourcen im Unternehmen, um dauerhaft Kosten zu sparen und höhere Gewinne zu erzielen. Dafür ist es jedoch notwendig, den Einführungsprozess des ERP-Systems so effektiv wie möglich zu gestalten. Gerade für kleine und mittelständische Betriebe stellt dieser Prozess ein besonderes Risiko dar, weil ihre finanziellen Mittel oftmals sehr beschränkt sind. Daher sollte im Vorwege genau klar sein, welches System eingesetzt und welche Einführungsstrategie angewendet werden soll.

Wahl des richtigen ERP-Projekts

Die Wahl des richtigen ERP-Projektes entscheidet über die Kosten, den Nutzen und die Dauer seiner Einführung. Folgende Fragen sollten daher vor der ERP-Einführung immer beantwortet werden:

  1. Welche ERP-Systeme sind für das konkrete Unternehmen geeignet?
  2. Welche Einführungsstrategie wird bevorzugt?
  3. Welche Kosten sind geplant?
  4. Wie flexibel soll das System sein?

Die Beantwortung dieser Fragen erfordert eine intensive Vorplanung.

Zu 1) ERP-Branchenlösungen und Bedarfsanalyse

Dienstleistungsbetriebe unterliegen beispielsweise völlig anderen Geschäftsprozessen als produzierende Betriebe. Also müssen hier auch unterschiedliche ERP-Lösungen favorisiert werden. Das Management hat die Aufgabe, zusammen mit den IT-Experten nach geeigneten ERP-Branchenlösungen zu suchen. Die verschiedenen Branchen haben unterschiedliche Anforderungen an Funktionalität und Komplexität der ERP-Systeme. Je komplexer die Prozesse sind, desto mehr Funktionen muss die ERP-Anwendung auch abdecken können. Das Gleiche gilt auch umgekehrt. Maßgeschneiderte Lösungen senken langfristig die Kosten und erhöhen den Nutzen. Um den höchstmöglichen Nutzen zu erzielen, ist es auch notwendig, eine Bedarfsanalyse durchzuführen. Hierbei geht es darum, festzustellen, welche Geschäftsprozesse im Unternehmen überhaupt abgebildet werden sollen. Die detaillierte Bestandsaufnahme dieser Geschäftsprozesse entscheidet dann über den Einsatz der geeigneten Software. In diesem Zusammenhang kann auch darüber nachgedacht werden, ob Open Source Software für das Unternehmen eine Alternative ist. Diese quelloffene oder freie Software ist oft kostenlos und kann für KMUs erhebliche Kostenvorteile bieten.

Zu 2) Einführungsstrategien

Die Wahl der Einführungsstrategie entscheidet meist über die Dauer der Projekteinführung. Die Kosten sind zwar unabhängig von der Einführungsstrategie, können aber über den gesamten Einführungszeitraum verteilt werden.

    Es gibt zwei unterschiedliche Einführungsstrategien:

  • Die simultane ERP-Einführung
  • Die sukzessive ERP-Einführung

Bei der simultanen ERP-Einführung, auch Big-Bang-Umstellung genannt, wird das gesamte System gleichzeitig eingeführt. Das alte System wird parallel dazu abgestellt. Bei der sukzessiven ERP-Einführung wird das neue System Modul für Modul schrittweise eingeführt, wobei das alte System gleichzeitig schrittweise abgebaut wird. Beide Strategien haben Vor- und Nachteile.

Vor- und Nachteile der simultanen Strategie

Die Vorteile der simultanen Strategie äußern sich in der kurzen Dauer der Umsetzung. Dadurch kann der Nutzen des neuen Systems zu einem früheren Zeitpunkt zum Tragen kommen. Des Weiteren sind keine Schnittstellen zu alten Anwendungen notwendig.

Allerdings bestehen die Nachteile dieser Strategie darin, dass das Projekt komplexer ist und daher eine längere Vorbereitungszeit durch das Management benötigt. Außerdem sind die fachlichen Anforderungen an die Mitarbeiter höher. Fehler in den Funktionen können zudem große Auswirkungen haben. Weiterhin wird der Übertragungsaufwand der Altsysteme höher, da Datensicherungen angefertigt werden müssen.

Vor- und Nachteile der sukzessiven Strategie

Die Vorteile der sukzessiven Strategie sind niedrigere Anforderungen an das Projektmanagement, bessere Planbarkeit der Kosten aufgrund ihrer Verteilung über einen längeren Zeitraum und die Verringerung der organisatorischen Komplexität.

Nachteilig wirkt sich aus, dass Schnittstellen zu alten Systemen geschaffen werden müssen, die sehr aufwendig und fehleranfällig sind. Außerdem wird der volle Nutzen der ERP-Einführung erst nach der vollständigen Umstellung sichtbar.

Zu 3) Kostenplanung

Vor der Planung der ERP-Einführung sollte eine gründliche Kostenanalyse durchgeführt werden. Welches Budget steht zur Verfügung? Diese klare Kostenvorgabe kann die Entscheidungen für bestimmte Anbieter und Software maßgeblich beeinflussen.

Zu 4) Flexibilität und Erweiterbarkeit des Systems

Zu den Vorbereitungen gehört es auch, sich Gedanken über eventuelle spätere Erweiterungen des Systems zu machen. Sollten neue Geschäftsprozesse hinzukommen, wäre es sinnvoll, ein ausbaubares, flexibles ERP-System zu haben.

Entscheidende Faktoren für eine erfolgreiche ERP-Einführung

Es wurde gezeigt, dass für eine erfolgreiche Einführung des ERP-Systems die richtige Branchenlösung, die gewählte Einführungsstrategie und eine Kostenanalyse notwendig sind. Weitere Faktoren stellen geschultes Personal und eine für Neuerungen offene Unternehmenskultur dar. Des Weiteren spielt die Organisationsstruktur des Unternehmens eine nicht unbedeutende Rolle. Nicht zuletzt sind die richtige Auswahl des Anbieters und dessen technischer Support für den Erfolg des Projektes ausschlaggebend.

1 Kommentar Schreibe einen Kommentar

  1. Pingback: Kosten von ERP-Systemen für KMU´s › ERP - Systeme

Schreibe einen Kommentar

Pflichtfelder sind mit * markiert.