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ECM-Systeme

Enterprise Content Management Systeme

Unternehmen sind darauf angewiesen, für ihre organisatorischen Prozesse auf vorliegende Informationen zurückzugreifen. Dabei ist der Erfolg des Unternehmens maßgeblich davon abhängig, wie es gelingt, diese Informationen als solche unabhängig von ihrer Struktur zusammenzufassen und aus dem entstandenen Wissenspool schnell abrufen zu können. Für diese Prozesse wurden die Enterprise Content Management Systeme entwickelt.

Definition von ECM

Das Enterprise-Content-Management, auch ECM genannt, ist der zusammenfassende Begriff für alle Methoden, Techniken und Tools, strukturierte, schwach strukturierte oder unstrukturierte Informationen zur Unterstützung betriebswirtschaftlicher Prozesse in Unternehmen zu erfassen, verwalten, speichern, archivieren und zur Verfügung zu stellen. Dabei setzt sich die Bezeichnung Enterprise-Content-Management aus den Begriffen Enterprise (für Unternehmen), Content (für Inhalte) und Management (für Verwaltung, Verarbeitung und Kontrolle) zusammen. ECM beschreibt nur die Vorgänge, Prozesse, Produkte oder Lösungen in ihrer Gesamtheit. Es ist aber kein eigenständiges System, sondern es setzt sich aus vielen Komponenten zusammen, die auch einzeln spezielle Aufgaben der Informationsverarbeitung übernehmen.

Wofür werden Enterprise Content Management Systeme eingesetzt?

Ausgehend von der Definition von ECM sollen Enterprise Content Management Systeme alle Informationen für ein Unternehmen oder im Partnerverbund auf einer Plattform bereitstellen und je nach Zugangsberechtigung intern in der Firma oder extern bei Kooperationspartnern nutzbar machen. Dabei ist es wichtig, dass das notwendige Wissen schnell und effektiv zur Verfügung steht. Für den reibungslosen Ablauf der organisatorischen Gesamtprozesse im Unternehmen oder in den Kooperationsbeziehungen ist es außerdem unabdingbar, dass die Informationen bei Bedarf flächendeckend und nicht in Form einer Insellösung abgerufen werden können. Die Lösungen der Enterprise Content Management Systeme gewährleisten diesen Anspruch.

Funktionen und Bestandteile vom Enterprise Content Management Systemen

Enterprise Content Management Systeme haben folgende Funktionen:

  1. Sie erfassen strukturierte, schwach strukturierte und unstrukturierte Informationen (Capture).
  2. Sie verwalten und verarbeiten diese Informationen (Manage).
  3. Sie speichern die Information (Store).
  4. Sie archivieren die Informationen (Preserve).
  5. Sie stellen die Informationen zur Verfügung (Deliver).

Capture (Erfassung)

Hier werden Informationen, die sowohl in digitaler als auch in analoger Form vorliegen, erfasst und weiter aufbereitet. Dazu gehört die manuelle Erfassung von Briefen, Faxen, E-Mails und Content im Internet genauso, wie die automatische Informationserfassung. Dabei werden beispielsweise Dokumente eingescannt oder Informationen aus Mikrofilmen, Handschriften, Barcodes beziehungsweise mittels Texterkennungsprogrammen aufbereitet. Des Weiteren finden hier auch Programme zur Bildverarbeitung, Formularverarbeitung, Indexierung oder auch Kategorisierung Verwendung. Unabhängig von der Struktur werden die vorliegenden Informationen so aufbereitet, dass sie im zweiten Schritt zur Verwaltung und Verarbeitung weitergeleitet werden können.

Manage (Verwaltung, Bearbeitung)

Diese Komponente ist wiederum in fünf Unterkomponenten eingeteilt und umfasst:

  1. das Dokumentenmanagement
  2. die Collaboration (Groupware)
  3. das Web Content Management (WCM)
  4. die Ablageverwaltung (Records Management)
  5. und die Vorgangsbearbeitung (Workflow oder Business-Process-Management).

Dokumentenmanagement

Das Dokumentenmanagement beinhaltet die Aufarbeitung, Suche und Kontrolle von strukturierten Informationen aus Dokumenten bis zur Langzeitarchivierung.

Collaboration (Groupware)

Die Groupware ist eine Software, welche die Zusammenfassung der Informationen für die gemeinsame Nutzung gewährleistet. Das bietet die Grundlage für eine gemeinsame, gleichzeitige und kontrollierte Weiterbearbeitung von vorhandenen Informationen.

Web Content Management (WCM)

Das WCM ist ein Teilgebiet des ECM. Dabei werden relevante Informationen im Internet über Berechtigungen zur Verfügung gestellt. Das gilt z. B. für Anzeigen, Web-Präsentationen oder die Erstellung neuer sowie aufbereiteter Informationen. Hierbei wird strikt zwischen öffentlichen und nicht öffentlichen Informationen getrennt.

Records-Management (Archivverwaltung)

Beim Records-Management geht es um die Langzeitarchivierung und Nutzbarmachung nicht veränderbarer Informationen. Dabei werden diese Informationen schreibgeschützt und über standardisierte Metadaten identifizierbar aufbewahrt. Des Weiteren werden strukturierte Verzeichnisse angelegt.

Workflow (Vorgangsbearbeitung)

Beim Workflow oder dem Business-Process-Management (BPM) geht es um die Verwaltung veränderbarer Informationen, die im Rahmen dieses Prozesses bearbeitet und in veränderter Form zur weiteren Nutzung gespeichert werden.

Store (Speicherung)

Bei diesem Prozess werden nicht archivierungspflichtige Informationen an einem bestimmten Speicherort (Respository) gespeichert. Als Respository dienen z. B. Data-Warehouses, Datenbanken, Dateisysteme und als eigentliches Speichersystem für den Content das Content-Management-System.

Preserve (Archivierung)

Diese Kategorie beinhaltet die Systeme und Werkzeuge zur Langzeitarchivierung und Verfügbarmachung nicht veränderbarer Daten.

Deliver (Bereitstellung)

Ausschlaggebend für das Enterprise Content Management sind natürlich die Systeme zur Bereitstellung der entsprechenden Information. Zum Transport der Daten über bestimmte Schnittstellen ist es wiederum notwendig, die entsprechende Software zu implementieren. So muss für Transformationssoftware (für Veränderung der Darstellung), Security-Software (Sicherheits-Software) sowie für Distributionssoftware (für die Verteilung von Informationen) gesorgt werden.

Unterschied zu ERP-Systemen

ERP-Systeme beinhalten eine Vielzahl miteinander kommunizierender Software-Anwendungen für die Unterstützung der Ressourcenplanung in den Unternehmen. So werden mit diesen Systemen verschiedene Parameter, wie beispielsweise Materialwirtschaft, Kostenanalyse, Bedarfsermittlung, Personalwesen, Forschung, Entwicklung, Marketing und vieles mehr kontrolliert. Im Unterschied dazu sichern ECM-Systeme durch die Erfassung, Aufbereitung und Zurverfügungstellung von relevanten Informationen den Organisationsprozess innerhalb eines Unternehmens oder übergreifend die Organisierung der Kooperation verschiedener Geschäftspartner.

Fazit

Enterprise Content Management Systeme erfassen und liefern Informationen für den reibungslosen Ablauf der organisatorischen Prozesse innerhalb eines Unternehmens und extern bei der Zusammenarbeit verschiedener Organisationen oder Geschäftspartner. Für die Ressourcenplanung sind ERP-Systeme zuständig.

Enterprise Content Management Systeme.

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