Rechnungswesen und Finanzwesen sind Begriffe, über die man im Alltag immer wieder stolpert, von denen viele Personen jedoch nicht wissen, was sie genau bezeichnen und wie sie sich unterscheiden. Das Finanzwesen ist der Oberbegriff von allen wirtschaftlichen Bereichen, die sich in irgendeiner Art und Weise mit dem Thema Finanzen beschäftigen. Es werden zwei weitere Oberkategorien des Finanzwesens unterschieden. Dem öffentlichen Finanzwesen, das zum Teil auch als Finanzwirtschaft bezeichnet wird und die Aufgaben des Finanzministeriums auf Bund- und Länderebene zur Regelung der staatlichen Einnahmen bezeichnet, steht das private Finanzwesen gegenüber, das alle Bereiche charakterisiert, die mit den Geldgeschäften von Privatpersonen in Berührung kommen. Der Begriff “Finanzen” meint in jedem Fall nicht nur Themen aus den Bereichen Geldanlagen, Aktien, Börse, Bankgeschäfte und dergleichen, sondern ebenfalls die Gebiete Steuern und Versicherungen. Das Rechnungswesen hingegen ist kein Bereich, der dem Finanzwesen kontrastierend oder in einer anderen Weisen gegenübersteht, sondern einer von fünf Teilbereichen, aus denen sich das Finanzwesen zusammensetzt. Die anderen Teilbereiche des Finanzwesens werden als Liquiditätssicherung, Finanzwirtschaft, Treasury und Controlling bezeichnet.

Die Frage nach den Adressaten: Die Teilbereiche des Rechnungswesens

Das Rechnungswesen umfasst alle Verfahren, die zur Erfassung und Überwachung sämtlicher betrieblicher Aktivitäten durchgeführt werden – sowohl die Vorgänge die nach außen gerichtet sind, als auch solche, die die inneren Betriebsstrukturen berühren. Dies schließt einerseits die Dokumentation von Geldtransaktionen sowie Güterbestellungen- oder auslieferungen mit ein, um sämtliche Finanzvorgänge eines Unternehmens gegenüber Banken, dem Finanzamt genauso wie sämtliche Institutionen der Kostenübernahme aus dem Gesundheitswesen darlegen zu können. Andererseits umfasst das Rechnungswesen somit ebenfalls die Dokumentation wichtiger zur Planung und Steuerung eines Unternehmens notwendiger Daten. Aus diesem Grund wird das Rechnungswesen in die beiden Teilbereiche externes und internes Rechnungswesen aufgeteilt. Das externe Rechnungswesen, auch externe Rechnungslegung, heißt so weil es eben die finanzielle Situation bei anderen, externen Institutionen offenlegt. Dazu zählen zum einen die Einnahmen und Ausgaben eines Unternehmens genauso wie Zahlen zum Umsatz, auch als Gewinnrechnung, Verlustrechnung und Bilanzrechnung bezeichnet. Konkret gehören die Finanzbuchhaltung und die Jahresabschlussrechnung in den Bereich des externen Rechnungswesens. Das interne Rechnungswesen hingegen, für das häufig auch die englische Bezeichnung “Management Accounting” gewählt wird, dient der Unternehmensleitung zur Entwicklung, Koordination, Überwachung und Verbesserung sämtlicher Prozesse und Strukturen im Unternehmen, um dessen Erfolg zu optimieren. Dazu werden sämtliche Informationen, die die Leistungen, Prozesse und Profite eines Unternehmens betreffen, festgehalten, dokumentiert und aufbereitet. Ein wichtiges Instrument hierzu stellt sowohl die sogenannte Kosten- und Leistungsrechnung als auch die so bezeichnete Investitionsrechnung dar, die angefertigt und ausgewertet werden, um hieraus ein detailliertes Controllingkonzept zu entwickeln, das einen Plan für die Optimierung der Unternehmensvorgänge darstellt.

Unterschiede zwischen externen und internem Rechnungswesen – kurz und knapp

Alle finanziellen Vorgänge müssen im Rechnungswesen dokumentiert werden

Während das externe Rechnungswesen durch das deutsche Handelsgesetzbuch geregelt wird, unterliegt das interne Rechnungswesen nicht diesen gesetzlichen Bestimmungen. Ein anderer maßgeblicher Unterschied zwischen externem und internem Rechnungswesen ist die Tatsache, dass sich das externe Rechnungswesen mit allen Kosten und Vorgängen befasst, die die Vergangenheit betreffen, während das interne Rechnungswesen mögliche, zukünftige Kosten und Leistungen kalkuliert, um daraus Handlungsmuster und Pläne für ebenfalls zukünftige Situationen zu entwickeln.

Bereiche und Instrumente des internen Rechnungswesens

Zum besseren Verständnis wird das interne Rechnungswesen in vier verschiedene Kategorien eingeteilt. Zu diesen gehören die Finanz- und Liquiditätsrechnung, bei der die Einzahlungen und Auszahlen kalkuliert werden, die Bilanz, die für die Kalkulation von Ein- und Ausnahmen zuständig ist, die Gewinn- und Verlustrechnung, die wahrscheinliche Aufwendungen und Erträge berechnet sowie die Kosten- und Leistungsrechnung, die eben mögliche Kosten- und Leistungen vergleichend veranschlagt.

Vorteile für Kunden und Hoteliers

Moderne Hotelmanagementsysteme bringen sowohl für Kunden als auch Hoteliers Vorteile

Mithilfe dieser Software, mit der der Gast über Internet nicht nur die Übernachtung im Hotel buchen kann, sondern auch alle anderen Dienstleistungen, die er im Laufe des Urlaubs in Anspruch nehmen möchte, gelingt es, ein auf dem Kunden bezogenes individuelles Angebotspaket zu schnüren, welcher dieser selbst zusammenstellen und auch jederzeit abändern kann.
Ein Hotelier: “Egal, ob unser Kunde eine Massage für seine Frau buchen oder ein Paar Leihskier und einen Skipass für sich reservieren möchte; er kann das bereits online, gleichzeitig mit der Wahl des Zimmertyps, vornehmen”.
Das Programm am Computer berechnet umgehend die Gesamtsumme für die gewünschten Dienstleistungen; je nach Art und Menge der gewünschten Leistungen werde ein Rabatt von fünf bis zehn Prozent des Preises gewährt. Die Vorteile für den Kunden sind gleich mehrere: so kann er das gesamte Angebot, das er während des Urlaubs in Anspruch nehmen möchte, im Voraus beim Hotel buchen und organisieren lassen; außerdem weiß er genau, wie viel ihn dieses Komplettpaket kosten wird und erhält darüber hinaus noch einen Preisnachlass. Das Hotel selbst könne die Wünsche der Kunden auf diese Weise bequem vorausplanen; durch das Online-Buchungssystem werde außerdem die Rezeption entlastet. Und das Konzept scheint bei vielen Hotelbetrieben aufzugehen: In den ersten Wochen, in denen das System in Betrieb war, haben bereits unerwartet viele Kunden den Online-Bestell- und Berechnungsdienst genutzt, so die Aussage der Touristiker.

Bereiche wie Marketing und Vertrieb können durch den gezielten Einsatz von Hotel-Softwarelösungen, wie zum Beispiel HS/3 Hotelsoftware, erfolgreicher und kosteneffizienter gestaltet werden können.

Im internationalen Wettbewerb bestehen

In Zeiten weltweiter Wirtschafts- und Finanzkrisen und mit einem zunehmend stärker werdenden internationalen Wettbewerb, sind viele Hotelbetriebe bei fallenden Margen gezwungen, ihren Kundenstamm immer stärker auszudehnen und die Produkte zielorientierter anzubieten. Auch die Bindung bestehender Kunden durch maßgeschneiderte Angebote wird immer wichtiger. Um dies zu bewerkstelligen, bedarf es genauer Informationen zu den Erwartungen und Bedürfnissen der bestehenden und potenziellen Kunden. Hotelmanagementsysteme mit den angebotenen Lösungen sind ideal, um diese Informationen an einem Ort zu sammeln und zu ordnen. Verkauf, Marketing, Kundendienst und Buchhaltung greifen auf dieselbe Kundendatenbank zu und hinterlassen dort ihre Informationen.

Die Realisierung globalisierter IT-Prozesse (Beispiel Bankgeschäft) und Hotelmanagementsysteme ist damit eine gewaltige Herausforderung. Gerade für mittelständische Hotelbetriebe ist die Realisierung einer durchgängigen und globalen Vernetzung mit dem potenziellen Gast der Schlüssel zur Kosteneinsparung in der IT, im Marketing und Vertrieb.

Interne Verbesserungen

Hotelmanagementsysteme dienen häufig auch über einen passwortgeschützten Bereich den Mitgliedern für die interne Kommunikation. Praktisch ist der Online-Informationsdienst über die Zimmer-Verfügbarkeiten: Nachdem der interessierte Gast ein Haus ausgewählt hat, kann er direkt am Bildschirm in übersichtlicher Form abchecken, ob im gewünschten Zeitraum überhaupt noch Zimmer frei sind: Rot sind jene Tage gekennzeichnet, in denen es keine Verfügbarkeiten mehr gibt, grün die Tage, in denen noch freie Zimmer angeboten werden, und violett jene Zeiträume, in denen Mindestaufenthalte vorgesehen sind (z. B. zu Weihnachten).

Auch kann der Zeitaufwand für die Pflege der Internet-Inhalte konnte mit dieser Lösung erheblich reduziert werden. Die Mitarbeiter hätten somit mehr Zeit, um sich auf das eigentliche Kerngeschäft, das Zufriedenstellen der Gäste, zu konzentrieren. Auch kann das eigene Web-Portal leichter aktuell gehalten werden, weil die eigenen Mitarbeiter bei Bedarf umgehend Änderungen vornehmen können, ohne auf die Webagentur zurückgreifen zu müssen.

Die Grundstruktur eines Customer-Relationship-Managements

Customer-Relationship-Management hier finden sich alle Geschäftskontakte

Zunächst sind in einem Customer-Relationship-Management alle Geschäftskontakte zu finden. Wie man Geschäftskontakte am besten knüpft, ist hier einmal dargestellt. Hier ist die Verknüpfung in aller Regel mehrfach angelegt. Zum einen kann man nach Firmen suchen, zum anderen aber auch nach einzelnen Mitarbeitern. Alle Personen sind also als tatsächliche Person angelegt, sie sind aber auch als Mitarbeiter einer Firma zu finden. So ist es unerheblich, ob man sich die Firma gemerkt hat oder den Namen des Mitarbeiters. Auf beiden Wegen wird man die gewünschte Person finden. An dieser Stelle werden auch gesonderte Konditionen eingepflegt, sowie Besonderheiten, die in einem Kontakt aufgetreten sind. Auch bestimmte Details zu dem Mitarbeiter oder zur Firma werden hier eingepflegt. Hier wird auch bestimmt, wie die bevorzugte Kontaktmöglichkeit ist. Auf diese Weise kann beispielsweise gesperrt werden, wenn eine Firma keine Werbepost wünscht, aber vielleicht den elektronischen Newsletter durchaus empfangen möchte.

Darüber hinaus findet man in einem gut gepflegten Customer-Relationship-Management auch alle Kontakte, die zum einen zu einer Firma, idealerweise aber auch zu den einzelnen Mitarbeitern stattfanden, aufgelistet. So kann man seine Kontaktfrequenz hervorragend steuern, aber auch in einem Gespräch Bezug zu Dingen nehmen, die in vorigen Gesprächen besprochen wurden.

Das Customer-Relationship-Management erfasst auch die Bestellungen und Buchungen und ist in dieser Form auch Teil von einem Warenwirtschaftssystem. Dieses Warenwirtschaftssystem sollte die unterschiedlichen Bereiche eines Geschäftes in sich vereinigen. Dazu gehören neben den genannten Bestellungen und Buchungen, also Einkauf und Verkauf, auch noch die Lagerhaltung und die dazu notwendige Inventur.

Das Customer-Relationship-Management und die Telefonzentrale

Ein Customer-Relationship-Management gibt unter anderem auch Aufschluss darüber, welcher Mitarbeiter des eigenen Unternehmens Hauptansprechpartner eines Kunden oder einer Firma ist. So kann die Telefonzentrale bei einem Anruf direkt in die Kundenkartei gehen und dort heraussuchen, zu welchem Ansprechpartner durchgestellt werden sollte. Schließlich kann es nicht Aufgabe des Kunden sein, sich zu merken, mit welchem Ansprechpartner bisher der Kontakt stattfand.

Das Customer-Relationship-Management und der Vertrieb

In jedem Unternehmen sollte das Customer-Relationship-Management die Hauptreferenz für den Vertrieb sein. Außerdem sollten die Vertriebsmitarbeiter, gleich ob im Innendienst oder im Außendienst strikt dazu angehalten werden, jeden Kontakt und jede Absprache, die mit einem einzelnen Mitarbeiter oder mit einer ganzen Firma getroffen wurde, in das Customer-Relationship-Management einzupflegen. Hier entsteht der Vorteil für das Unternehmen durch erhöhte Transparenz und nicht durch Geheimniskrämerei und verdeckte Informationen. Der Vertriebsmitarbeiter kann durch ein gut gepflegtes Customer-Relationship-Management auch seine Werbemaßnahmen optimal steuern, Informationen dazu finden sich unter anderem bei unternehmerinfo.de. Schließlich ist das CRM die Grundlage für Analysen, wenn es um Rentabilität und Umsätze geht. Auch andere Kenngrößen lassen sich aus dem Customer-Relationship-Management entnehmen.

Sogar Werbemailings können über einen entsprechenden Filter im Customer-Relationship-Management optimal gesteuert werden. So ist es beispielsweise denkbar, dass man ein Mailing an alle Kunden richtet, die beispielsweise seit über einem Jahr keine Bestellung mehr getätigt haben. Oder man möchte vielleicht diejenigen Kunden noch einmal besonders fördern, die im letzten Abrechnungszeitraum besonders hohe Bestellwerte hatten.

Das Customer-Relationship-Management und die Buchhaltung

Auch die Buchhaltung kann von einem gut gepflegten Customer-Relationship-Management nur profitieren. Lästiges Suchen nach offenen Posten entfällt. Ein Filter ermittelt alle offenen Zahlungen und auch eventuelle Sonderkonditionen, die ein anderer Kollege mit dem Kunden vereinbart hat. Auch alle Kontaktdaten, die für eine mögliche Nachfrage notwendig sein könnten, sind hier hinterlegt.